Reinigungsfirma wechseln: Wann sich ein Wechsel für Hausverwaltungen lohnt
Kurz gesagt
Ein Wechsel der Reinigungsfirma gelingt reibungslos, wenn drei Dinge geregelt sind: die Kündigung des Altvertrags mit Frist und schriftlichem Zugangsnachweis, die vollständige Schlüsselrückgabe gegen Quittung und ein Reinigungsplan für den neuen Dienstleister, bevor dieser anfängt. Planen Sie die Übergabe mit einem Überlappungstag, damit keine Lücke entsteht – und lassen Sie sich den Zustand bei Übernahme dokumentieren.
Die Reinigung ist einer der größten wiederkehrenden Kostenfaktoren in der Immobilienverwaltung – und gleichzeitig eine der häufigsten Beschwerdeursachen von Mietern. Wenn die Qualität nicht mehr stimmt, wird ein Wechsel des Reinigungsdienstleisters unausweichlich. Doch wann ist der richtige Zeitpunkt und wie gelingt der Übergang?
5 Warnsignale, dass ein Wechsel nötig ist
- Wiederholte Beschwerden von Mietern: Vereinzelte Beschwerden sind normal. Häufen sich jedoch die Meldungen zu ungepflegten Treppenhäusern oder verschmutzten Gemeinschaftsflächen, liegt ein systematisches Problem vor.
- Qualitätsabfall über die Zeit: Viele Firmen starten engagiert und lassen dann nach. Wenn die anfängliche Qualität trotz Gesprächen und Abmahnungen nicht gehalten wird, ist das ein klares Signal.
- Mangelnde Erreichbarkeit: Ihr Ansprechpartner reagiert nicht auf Anrufe, Reklamationen werden verschleppt oder ignoriert.
- Personalfluktuation: Ständig wechselnde Reinigungskräfte, die das Objekt nicht kennen, führen fast immer zu Qualitätsproblemen.
- Intransparente Abrechnungen: Plötzliche Preiserhöhungen ohne nachvollziehbare Begründung oder versteckte Zusatzkosten.
So gelingt der reibungslose Übergang
Prüfen Sie zunächst Ihren bestehenden Vertrag auf Kündigungsfristen (meist 3 Monate zum Quartalsende). Holen Sie parallel mindestens 3 Vergleichsangebote ein und achten Sie auf ein detailliertes Leistungsverzeichnis. Planen Sie eine Übergangsphase von 2 bis 4 Wochen, in der die neue Firma das Objekt kennenlernt.
Was sollte im neuen Vertrag stehen?
- Exakter Leistungskatalog mit Reinigungsintervallen je Bereich
- Regelungen zur Qualitätskontrolle (z.B. monatliche Begehungen)
- Fester Ansprechpartner und Erreichbarkeitszeiten
- Klare Regelungen bei Beschwerden und Mängelbeseitigung
- Faire Kündigungsfristen (idealerweise vierteljährlich)
Häufige Fragen
- Wann sollte man wechseln?
- Wenn Beanstandungen sich häufen und nach Abmahnung nichts besser wird, wenn der Ansprechpartner nicht erreichbar ist oder wenn niemand belegen kann, ob überhaupt gereinigt wurde. Ein Wechsel allein wegen des Preises lohnt selten – der Einarbeitungsaufwand frisst die Ersparnis im ersten Jahr meist auf.
- Worauf ist bei der Kündigung zu achten?
- Auf die vereinbarte Frist, die Schriftform und den Nachweis des Zugangs. Bei fristloser Kündigung wegen Mängeln braucht es fast immer eine vorherige schriftliche Abmahnung mit Frist zur Nachbesserung. Dokumentieren Sie Mängel mit Datum und Foto, solange sie noch vorliegen.
- Was passiert mit den Schlüsseln?
- Sie müssen vollständig zurückgegeben werden, gegen Quittung, zusammen mit Transpondern und Zugangscodes. Vereinbaren Sie den Termin schriftlich. Fehlt später ein Schlüssel und lässt sich die Rückgabe nicht belegen, wird es bei der Versicherung schwierig.
- Wie vermeidet man eine Lücke in der Reinigung?
- Mit einem Überlappungstag: Der neue Dienstleister übernimmt, bevor der alte den letzten Einsatz hatte. So lässt sich der Zustand bei Übernahme gemeinsam feststellen – das schützt beide Seiten vor der Diskussion, wer welchen Fleck zu verantworten hat.
- Was sollte der neue Dienstleister vorher bekommen?
- Einen Reinigungsplan mit Flächen und Intervallen, die Zutrittsregelung und die Ansprechpartner. Idealerweise geht er das Objekt vor Vertragsbeginn ab. Wer ohne Begehung anfängt, arbeitet die erste Zeit nach Vermutung – und genau daraus entstehen die frühen Beschwerden.
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